Rechnungslegung einer Unternehmung

[Dr. Brand]

Hallo Fan´s,

ich beabsichtige in Portugal eine Unternehmung nach der Gesellschaftsform der LDA zu gründen und behelfe mich der Unterstützung eines portugiesischen Rechtsanwaltes. Der Ablauf des Gründungsprozesses ist definiert und da bestehen auch keine Fragen.

Mir geht es um die spätere Arbeit einer LDA, speziell um die Rechnungslegung. Im Detail:

In DE stellt man mit einem Rechnungsprogramm die Ausgangsrechnungen und verbucht diese in der FiBu (Finanzbuchhaltung). Jetzt wurde mir in PT eröffnet, dass dies nicht so geht. Die Rechnung stellt das zertifizierte Steuerbüro, was ich auch schon habe. Trotzdem undenkbar für mich, da die einzelnen Positionen einem Buchhalter fachlich nichts sagen, er also nicht mal erfassen würde, was da abgerechnet wird.

Fragt man bei Portugiesen nach, bekommt man viele unterschiedliche Antworten auf die Frage: "Wie kann ich selber die Rechnungen stellen?"
Antworten: Geht nicht. Nur ein spezielles "teures" Rechnungsprogramm. Quittungen machen. Und so weiter.

Aus Erfahrung findet man immer viele allwissende Menschen. Stellt man das Wissen auf den Prüfstand stellt man fest, dass alles nur Halbwissen ist, teilweise total veraltet.

Deshalb möchte ich gern Euch fragen, was in PT nun wirklich gesetzlich vorgeschrieben ist und wie ich eigene Rechnungen selber stellen/ausdrucken kann? Zu Beginn immer unter dem Gesichtspunkt von minimaler Kosten.

Es ist für mich nicht logisch zu erfassen, dass ein Staat bei einer neuen Unternehmung die Anforderungen so hochschraubt, dass man nur mit hohen Fix-Kosten starten kann.

Kennt jemand Möglichkeiten der eigenen kostengünstigen Rechnungslegung?

Danke.

Thomas

 

[Riko]

die rechnung von meinem Gärtner ist mit

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gemacht ..

 

[Iris_K]

Wir haben PHC. Das ist aber nicht wirklich so günstig, integriert aber viele Funktionen.
Aber anscheinend haben die auch eine Pnlineversion für kleine Einsteiger:

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[ALISAN]

In Portugal gibt es eine klare Regel:
Will man Rechnungen digital erstellen, dann muss das benutzte Programm auf jeden Fall vom Finanzamt zertifiziert sein.
Ferner müssen die Daten monatlich, bzw. teilweise auch täglich online an das FA übermittelt werden... zu jeder Zeit aber über das SAF-T Protokoll übertragbar und verifizierbar sein.

Die Zertifizierung der Programme ist kostenlos, deswegen gibt es auch einfachere günstige, teilweise kostenlose Versionen - teilweise auch auf Cloud basierend (Zertifikatsnummer muss auf jeder RG ausgewiesen sein)
Besipiel:
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Ab einem bestimmten Jahresumsatz ist digitale Rechnungserstellung Pflicht - ich meine ab 75.000 € / Jahr für LDAs.

Bei kleineren Unternehmungen kann man aber auch Papierrechnungen erstellen, diese müssen aber ebenso bestimmten Kriterien entsprechen, u.a. gedrucktes RG-Buch mit 3-fach Durchschlag und beim FA gemeldeter fortlaufender RG-Nummer pro RG-Buch... genaue Angaben dazu bitte im Steuerbüro anfragen, da die damit auch arbeiten müssen und meist örtliche Druckereien dafür benennen können.

...und es sind bestimmt noch der eine oder andere Punkt zu beachten, den ich hier aufzuführen vergessen habe...

Ja, in PT ist es mit den Behörden nicht so einfach wie in DE

Viel Erfolg

 

[Gelöschtes Mitglied 343]

Wir arbeiten mit Moloni.pt, das kostet 59,04 pro Jahr. Ich bin da seit Jahren sehr mit zufrieden. Kundenservice antwortet sofort, wenn du eine Frage hast. Unsere deutschen Kunden mussten sich erst dran gewöhnen, dass sie die Rechnung direkt per Mail dann über das Moloni-Portal bekommen, aber das ist inzwischen alles kein Thema mehr.

 

[Ozzy]

Ja, in PT ist es mit den Behörden nicht so einfach wie in DE

Ich meine, das alles gilt in D mittlerweile auch.
Registrierkassen müssen das oder so ähnlich jetzt alles können.

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[Dr. Brand]

Vielen Dank für due ausführlichen Antworten. Anscheinend gibt es ja doch eine große Anzahl an in Frage kommende Produkte. Eigentlich dachte ich Rechnungen auszudrucken, zu versenden und Duplikate dem Steuerbüro zur Meldung an das FA zu geben. Mit den neuen Informationen wird dieser Prozess ev so nicht gehen? Verstehe ich es richtig: Die Software muss zertifiziert sein, da diese eine Schnittstelle zum FA besitzt, um die monatlichen Meldungen digital zu übermitteln, à la Lexware usw. in DE? Da ich von unterschiedlichen Standorten, auch ohne Internetanbindung, arbeiten muss, wäre eine offline-Version mir lieber. Unsere Kunden sitzen auch in DE und wünschen traditionell ausgedruckte Rechnungen auf Firmenbogen der LDA. Eine Umsetzung der Rechnungen mit Firmenbogen zu PDF incl. Mailversand sollte aber auch machbar sein.

Kann man so eine Lösung angehen?

Danke.

 

[ALISAN]

Du kannst eine Rechnung auch in eine PDF drucken und diese dann versenden, diese kann sich der Kunde dann bei Bedarf selbst ausdrucken... ist ja kein Hexenwerk.

Bitte...

 

[Dr. Brand]

Danke Alisan. Ich muss gestehen, dass ich ua ein studierter Informatiker bin, das Thema IT stellt keine Hürde dar. Als PDF geht aber nur noch PDF/A in DE. Vielmehr sehe ich die Rechnungslegung im Qualitätsmanagement für den Kunden. Also wie es der Kunde wünscht, er ist "König". Die Prozesse der Rechnungslegung muss ich noch finden.

Thomas

 

[ALISAN]

ein studierter Informatike

Na, dann verwirre ich dich ja auch nicht, wenn ich die Info noch einmal ins Gedächtnis rufe:
Es gibt auch die Möglichkeit (nebenbei: wie in DE auch), elektronische Rechnungen zu erstellen... diese sind dann natürlich digital zu signieren.
In PT sind diese elektronischen Rechnungen sogar verpflichtend, wenn diese an Behörden adressiert sind - für KMUs ab Juli 2021 bzw. JAN 2022 für Mikro-Unternehmen (Decreto-Lei nº 14-A/2020)

Den Unterschied elektronischen zur digitalen RG dürfte ja dann für dich auf der Hand liegen.

 

[Gelöschtes Mitglied 343]

Bis vor 2 Jahren haben wir es auch so gemacht. Rechnung 4-fach ausgedruckt. Original und Duplikat per Post an den Kunden geschickt. 3. Ausfertigung am Quartalsende zum Steuerberater und 4. Ausfertigung für uns. Aber die deutschen Kunden haben mittlerweile eigene email-Adressen für die Rechnungsabteilungen/Buchhaltung. Keine Ahnung um welches Business es oben geht. Die 3. Seite wird weiterhin gedruckt für den Steuerberater. 4. druck ich nicht mehr, wenn ich etwas suche, dann kann ich das einfach im Rechnungsprogramm.

Vor diesem "Cloud"-Programm hatte ich auch eine doppelt so teure Software gekauft, mit der ich auch meine ganze Rechnung selbst gestalten konnte. Fand ich sehr kompliziert und nervig.

Es gibt auch verschiedene Typen Lieferscheine... Das ist alles nicht so einfach wie in Deutschland.

 

[Gelöschtes Mitglied 11489]

Ich benutze weoInvoice, das ist kostenlos und für meine Zwecke ausreichend. Ich erstelle dort die Rechnung, mein Buchhalter zieht sich dann die Datei und schickt sie digital ans Finanzamt. Habe mich ehrlich gesagt nie weiter damit befasst, so lange es vom Buchhalter ordnungsgemäß erledigt wird, reicht mir das. Der Aufwand hält sich aber auch in Grenzen, weil ich nur 2-3 Monatsrechnungen habe.

An die deutschen Kunden geht dann nochmal separat eine PDF-Rechnung per E-Mail raus, die ich aber selbst in Word erstelle.

Grundsätzlich sollte der Buchhalter bei solchen Fragen auf jeden Fall weiterhelfen können.

 

[Dr. Brand]

Hallo Caracol,

Deine Ausführungen eröffnen mir die Sicht auf meine Prozesskette in der Rechnungslegung. Was meinst Du, würde es so gehen?:

1. Mit moloni.pt:
Rechnungserstellung mit 3-fachem Ausdruck und zusätzlich Ausdruck als PDF/A.
2. PDF/A per Mail oder als 1. Ausdruck Versand an den Kunden.
3. Den 2. Ausdruck als Einnahmen incl. der Ausgabenbelege vor Abgabefrist (Monatlich/Quartal) dem Steuerberater übergeben.
4. Der 3. Ausdruck verbleibt in den eigenen Unterlagen.

Die Rechnungserstellung bedeutet ja nicht gleich Geldfluss. Damit dürfte der Steuerberater entweder die Rechnungen erst nach Geldeingang buchen oder die Rechnung ggf. stornieren. In DE heißt dies doch nach Kasse (Geldeingang) oder Rechnung (Zahlungsziel) buchen.

Ist die Software MOLONI mehrsprachig, neben pt auch en oder idealerweise de, und kann man mit eigenem Briefpapier arbeiten?

Wenn ich nach den Punkten 1-4 arbeiten könnte, würde ich dies noch mit dem Steuerbüro absprechen wollen. Die Details der portugiesischen Sprache um verhandlungssicher ein Gespräch führen zu können beherrsche ich leider nicht. Deshalb ist mir auch dieser Thread auch sehr wichtig. Danke.

Thomas

 

[Gelöschtes Mitglied 343]

Kannst du damit alles so machen. Es lässt sich auf der .pt-Seite auf Spanisch und Englisch umstellen, daher gehe ich mal davon aus, dass die im Kundenservice auch jemanden haben, der der Sprache mächtig ist. Eigenes Briefpapier glaub ich nicht, aber ein Logo kannst du mit hochladen. Ich hab da nicht viel geändert und ausprobiert. Die Daten eingegeben und war nach dem anderen gekauften Programm sehr froh, wie einfach das ist. Wie dein Steuerberater das dann handhabt weiss ich nicht. Vielleicht kann der dir auch ein Programm empfehlen.

 

[Dr. Brand]

Danke für Eure Unterstützung. Mit dem Steuerberater habe ich dadurch auf Augenhöhe sprechen können.

Eine Frage habe ich aber noch an die Anforderungen an einen Briefbogen (nicht zwingend Rechnung) in Portugal. Neben Name Firma, Adresse, Kontaktdaten, Bankverbindung und Vertreter lese ich auf PT Bögen immer die NIPC (Umsatzsteuernummer) und vereinzelt eine Registrierungsnummer. Muss auf einen Firmenbogen die NIPC und die Registrierungsnummer. Wenn ja, was ist die Registrierungsnummer, Handelsregistereintag bei einer LDA?

 

[Dr. Brand]

Guten Morgen, meine Anfrage hat sich schon geklärt. Auf dem Briefbogen muss die NIPC und Eintragung in das Register angegeben werden. Zur Verwirrung kam es, da man manchmal das Eine und das Andere bzw. vereinzelt beide Nummern angegeben hat. Jetzt stellt sich heraus, dass die NIPC und Reg.nummer identisch sind und somit nur einmal erscheinen muss.