Wen betrifft das RCBE Register in Portugal?

[Chap]

Ich hatte gerade eine mail vom Steuerberater in Portugal. Es war wohl eine automatisierte Rundmail.
Der Inhalt war, dass alle in Portugal ansässigen Unternehmen in Portugal bis Ende 2022 ihre Daten im RCBE Register aktualisieren müssen und dass es nur von einem Anwalt gemacht werden kann. Ich höre zum ersten Mal vom RCBE Register.
Meine Firma besitzt zwar das Haus in Portugal und hat demzufolge auch die NIF, ist aber in Deutschland ansässig und tätigt auch keine Geschäfte in Portugal. Den Steuerberater haben wir ausschließlich um die Grundsteuer in Portugal zu zahlen, das geht wohl in dem Fall nur über ein Steuerbüro. Die Frage ist nun, betrifft mich das RCBE Register oder nicht? Soweit ich das googeln konnte geht es nur um Firmen, die in Portugal ansässig sind bzw. in Portugal Geschäfte tätigen, richtig?
Ich habe natürlich auch die Sachbearbeiterin im Steuerbüro Portugal angeschrieben. Wie gesagt es war eine automatisierte Rundmail. Aber vielleicht erfahre ich ja hier vorher etwas.

Vielen Dank im Voraus
Chap

Edit: Das Haus wird auch nicht vermietet und nur selbst genutzt.

 

[ALISAN]

Bist du nicht gewerbsmäßig in PT aktiv, so ist dieser RCBE für dich nicht relevant.

Für alle anderen gilt:
Es braucht eh mindestens einen zertifizierten Steuerberater für den Betrieb einer Firma oder eines Vereins, somit sollte der sich um die Angelegenheit kümmern.

Sie müssen registriert sein, um bestimmte Links zu sehen

.

 

[Chap]

Vielen Dank

 

[Ozzy]

Da sach ich mal, zeitnah informiert

 

[Chap]

Da sach ich mal, zeitnah informiert

Hi Ozzy,
wenn du meinst, dass ich mich "zeitnah" informiert habe. Da ich weder das RCBE Register kannte, noch meine Firma in Portugal aktiv ist, gab es keinen Grund mich über irgend etwas in der Richtung zu informieren.

Wenn du meinst, dass das Steuerbüro mich "zeitnah" informiert hat, dann gebe ich dir recht. Das war auch mein Gedanke, als ich die Fristen in dem Anschreiben gesehen habe.
Jedoch nachdem ich selbst nachgelesen habe, auch die Antwort und der Link von Alisan und diverse Artikel aus dem Netz, denke ich, dass ich auch die Erklärung habe.
Das Steuerbüro hat inzwischen sicherlich alle Firmen, von denen sie die Daten haben und die meldepflichtig sind, beim RCBE registriert. Jedoch haben Sie von uns lediglich die Adresse und Steuernummer, weil sie als Anprechpartner für die Grundsteuer beim Finanzamt gemeldet sind. D.h. sie haben auch keinerlei Informationen von meine Firma, ob sie in irgendeiner Form in Portugal aktiv ist. Ich denke sie haben nun zum Ablauf der Frist noch einmal alle Firmen angemailt für die sie aufgrund fehlender Informationen keine Anmeldung vornehmen konnten. Vielleicht auch, um nicht später für ein Versäumis haftbar gemacht zu werden.

Ist ein etwas größerer Verein

Sie müssen registriert sein, um bestimmte Links zu sehen

Die Antwort von Sovereign steht noch aus, aber nach bisherigen Erfahrungen dauert es ein paar Tage und wird dann zuverlässig beantwortet.

LG
Chap

Edit: Oder du meintest Alisan hat mich zeitnah informiert, das stimmt auf jeden Fall.

 

[Ozzy]

Nein, ich meine deinen Steuerberater mit seiner Rundmail Anfang Dezember, das die Daten bis 1.1. aktualisiert sein müssen.

Deine Erklärung klingt aber sehr nachvollziehbar.

 

[Chap]

Inzwischen haben wir die Antwort vom Sachbearbeiter aus dem Steuerbüro. Oft kommt es anders als man denkt. Die Auskunft ist, dass jedes ausländische Unternehmen, welches Vermögenswerte in Portugal besitzt, in dem RCBE Register eingetragen sein muss. Dass es in dem Fall nicht dieses Steuerbüro für uns vornehmen kann (ich denke weil sie wirklich nur die Grundsteuergeschichte übernommen haben und ansonsten keine Informationen über das Unternehmen haben). Wir sollen den Anwalt konsultieren, der den Hauskauf abgewickelt hat.
Ein Anruf vorab hat gezeigt, dass die Anwältin noch tätig ist und sie hat uns auch gleich noch einmal bestätigt, dass wir die Registrierung vornehmen müssen. Sie hat nun die Einzelheiten per email zugeschickt bekommen. Schaun wir mal.
Also soll es so sein. Ich hoffe es lässt sich alles per mail regeln, sonst muss ich halt kurzfristig nach Portugal.

LG
Chap

 

[Ozzy]

War das damals noch nicht so?
Oder wieso hat sie es damals nicht gemacht?
Es müssen ja jetzt die Daten aktualisiert werden.

 

[Chap]

Wir hätten es wohl erstmalig für 2017 schon machen sollen und es war eine Frist bis Ende 2019. Das wusste ich aber nicht, das Steuerbüro meinte, sie hätten alle Klienten damals darauf hingewiesen. Da habe ich so meine Zweifel, jedenfalls ist bei mir nichts angekommen. Aber es kann auch bei uns im Büro hängengeblieben sein, man weiß es nicht. Dann wurde es für 2020 und 2021 ausgesetzt wegen der Corona Pandemie und jetzt ist die deadline Ende 2022. Es soll dann wohl jährlich aktualisiert werden. So steht es zumindest alles in der email bzw in beiden mails vom Steuerbüro.
Jetzt ist die Anwältin dabei und wir warten ab, wie es weiter geht.

 

[Chap]

Mal wieder ein Update zu unserem Eintrag im RCBE Register in Portugal.
Da ich mich zur Ruhe gesetzt habe, habe ich das eigentliche Geschäft in eine neu gegründete Firma ausgelagert. Die Firma, die das Haus in Portugal gekauft hat und nach wie vor besitzt, ist nun eine Verwaltungs- GmbH mit neuem Namen und Unternehmensgegenstand. Auch die Anschriften der beiden Gesellschafter haben sich geändert. Also habe ich der Anwältin in Portugal gleich die neuen Daten übermittelt, damit dann auch alles aktuell ist und habe entsprechende Unterlagen beigefügt.
Prompt kam die Antwort, so geht es leider nicht. Die Originaldokumente müssen beglaubigt werden, dann übersetzt und auch die Übersetzungen wieder entsprechend vom Konsulat beglaubigt werden. So weit, so gut. Da ich aber im Handelsregister in DE auch nicht alle Daten aktualisiert hatte (nicht alles muss in dem Register zwangsläufig aktualisiert werden, Firmenname und Unternehmensgegenstand schon), musste ich dort anfangen. Nachdem alles aktualisiert war, hat der Notar statt des chronologischen Handelsregisterauszugs den aktuellen angefordert. Na gut, ich möchte es auch nicht zu lang ausweiten. Es ist nun alles komplett und übersetzt und 2fach beglaubigt. Gestern war ich bei der Anwältin und habe die Unterlagen übergeben und gemeinsam gesichtet. Dann fiel der entscheidende Satz“ I think that should be complete“
Schaun wir mal, ob nun irgendwann die Bestätigung kommt, dass alles erledigt ist. Auch hier müssen nun erst einmal die Einträge zum Haus aktualisiert werden. Ich hatte den ganzen Vorgang zum Anlass genommen, auch in Deutschland beim Grundbuchamt alle Einträge aktualisieren zu lassen. Ist nicht meine Welt, aber nun bin ich durch damit.

Anschließend bin ich rüber zur Credito Agricola. Beim Online Banking kam seit geraumer Zeit die Meldung, ich möge in der Filiale meine Dokumente aktualisieren.
Ich bin davon ausgegangen, dass es um meinen Perso ging. Der war abgelaufen und ich habe entsprechend nun einen Neuen. Auch hier wollte man plötzlich diverse Unterlagen. U.a. das Schreiben vom Finanzamt welches ich mit meiner NIF bekommen habe, es ging um die fiskalische Adresse die dort aufgeführt ist (die ist auch nicht mehr aktuell, aber das weiß der Banker nicht) Als er hörte, dass die portugiesische Adresse, die bei der Bank hinterlegt ist, zum einem Haus gehört, welches meine Firma besitzt, wollte er auch gleich entsprechende Dokumente zu der Firma. Da es sich jedoch um meinen privaten Bankaccount handelt, habe ich ihn an der Stelle auch erst einmal eingebremst. Auf die Frage, was passiert, wenn ich dann nichts aktualisiere, antwortete er „Nothing, only the message will appear. This is a routine that sets in after 5 years. Of course we will not block the account.“
Da ich das Konto nur noch benutze um Strom und Wasser abbuchen zu lassen, werde ich das jetzt erst einmal auf mein deutsches Konto ändern. EDP hatte ich schon gesehen, kann ich wohl online machen. Das Wasser kommt aus Silves, da habe ich keinen Onlinezugang. Da werde ich bei Gelegenheit einmal vorbeifahren. Dann kann ich das Konto hier in portugal auflösen.
Schönes WE euch allen
Chap

Edit: Damals als ich das Haus gekauft hatte, sagte mein Steuerberater, ich solle es lieber von privat kaufen, dann würde ich mir viele Unannehmlichkeiten ersparen. Man muss wissen, steuerlich ist es erst einmal günstiger, wenn die Firma das Haus kauft, weil das Geld nicht doppelt besteuert wird(Gewinn + Ausschüttung). Das ist aber eigentlich auch nur ein Aufschieben, letztendlich möchte das Finanzamt immer sein Geld haben und das ist auch richtig so.
Auf jeden Fall muss ich sagen, dass mein Steuerberater recht hatte. Ich habe auch in Bezug auf die portugiesischen Behörden oft gedacht, hätte ich privat gekauft, hätte es mir vieles vereinfacht. Auch das deutsche Finanzamt wollte irgendwann wissen, was meine Firma mit dem Haus in Portugal macht. Dort haben wir eine gute Lösung finden können. Aber auch das Theater mit dem RCBE Register hätte ich mir ersparen können. Wer also vor der gleichen Frage steht, mein Rat, macht es privat.

Edit: Um es komplett zu machen, will ich auch gerne noch schreiben wie die Lösung mit dem deutschen Finanzamt aussieht.
Ich hatte dem Finanzamt angeboten das Haus von privat aus der Firma zu kaufen, dann aber zu dem aktuellen Zeitwert. Da die Buchprüfung kurz nach dem Immobiliencrash 2008 stattfand, wäre der entsprechend niedrig gewesen. d.h. ich hätte das Haus sehr günstig kaufen können, aber die Firma hätte den Verlust beim Finazamt geltend gemacht. Das war jetzt auch nicht im Sinne des Prüfers. Wir haben uns so geeinigt, dass das Haus steuerneutral betrachtet wird. Das Finanzamt akzeptiert, dass die Firma das Haus gekauft hat, mit den entsprechenden Zahlungen. Aber es wird steuerneutral behandelt, d.h. die Firma hat keinen steuerlichen Vorteil davon, d.h. die Gelder für den Hauskauf werden als Gewinn versteuert.

 

[Chap]

Ok, der Wahnsinn geht weiter. Ich hatte eben eine Email von der Anwältin in Portugal. Die beglaubigten Dokumente aus dem Handelsregister werden so nicht akzeptiert, weil sie zwar einen Stempel haben, aber nicht unterschrieben sind.
Diverse Telefonate, bis ich den richtigen Ansprechpartner bei der Behörde in DE hatte, brachten zu Tage, dass beglaubigte Auszüge nicht mehr unterschrieben werden, weil es maschinell erstellt wurde und damit gültig ist. Das so nach Portugal weiterzugeben, wäre vermutlich sinnlos. Es gibt aber die Möglichkeit die gleichen Dokumente noch einmal anzufordern, dann mit einer Apostille, die dann auch unterschrieben ist. Da die Dokumente nun inzwischen übersetzt und 3 x beglaubigt (1x Handelsregister 1x Übersetzerin 1x Konsulat) sind, stellte sich mir die Frage, ob man für den bestehenden Dokumentensatz nachträglich die Apostillen bekommen kann. Die Antwort war, dass es wohl eher nicht geht, wenn die Übersetzungen usw. schon angehängt sind. Desweiteren hatte ich auch die Info aus Portugal, dass die Dokumente nicht älter als 6 Monate sein dürfen wenn sie eingereicht werden. Die bestehenden Auszüge wurden Ende Februar erstellt und lagen leider seit April bei der Anwältin. D.h. da läuft mir eh die Zeit weg. Also alles wieder von vorne. Mit dem Notariat in DE habe ich schon telefoniert, die fordern nun die Auszüge mit Apostille an. Mit der Übersetzerin habe ich telefoniert, sie hat zum Glück noch alles im System, so dass sie nicht auch wieder bei Null anfängt.
Ich hoffe nur, dass die Dokumente dann wirklich richtig und komplett sind. Nicht, dass dann noch jemanden etwas Neues einfällt.
Verrückte Welt

 

[Iris_K]

Kann nicht der Notar oder die Übersetzerin unterschreiben? Das klingt ja horrormäßig kompliziert....

 

[Chap]

Ja, Iris,
das klingt nicht nur kompliziert, das ist es wirklich. Ich hatte auch überlegt, ob ich anders an die Unterschrift komme, aber ich weiß es nicht. Die Aussage der Anwältin war:
“
I submited the documernts to change the name of the company, but they want the original document I have, signed by the court, which is not. Is just stamped.“
Bevor ich mich noch 3 mal im Kreis dreh und dann letztendlich die 6 Monatsfrist abgelaufen ist, fange ich halt wieder von vorne an
Ich hoffe zumindest, dass es nun ein laufender Vorgang ist und wir nicht noch eine Strafe bekommen, weil wir die Eintragung nicht vorgenommen haben.

 

[Iris_K]

Ich drücke Dir die Daumen!
Ich glaube bei Ausländern sind sie besonders pingelig.... Mein Mann war mal wegen irgendwas bei einer Behörde und ich war nicht da und es fehlte meine Unterschrift, da haben die dann gesagt er solle noch mal zum Auto gehen und irgendwas drauf kritzeln und dann wiederkommen....

 

[Chap]

Wieder ein Update und es war wieder abenteuerlich. Zur Erinnerung, ich brauchte für das RCBE Register einen beglaubigten Handelsregisterauszug und eine beglaubigte Gesellschafterliste. Das Ganze übersetzt und wiederum vom portugiesischen Konsulat beglaubigt. Ich hatte bereits alles zusammengestellt und es in Portugal der Anwältin übergeben. Monate später kam es zurück mit der Begründung, auf dem Handelsregisterauszug fehlt die Unterschrift. Auf jedem einzelnen Blatt des Auszuges steht jedoch, dass er automatisch erstellt wurde und ohne Unterschrift gültig ist. Weiterhin hatte er auch zwei Stempel. Egal

Ein Anruf beim Handelsregister ergab, dass man diesen Auszug nicht mehr mit Unterschrift bekommen kann, eben weil er maschinell erstellt wird. Die einzige Möglichkeit eine Unterschrift zu bekommen ist, dass zusätzlich eine Apostille erstellt wird. Ich hatte den Notar dann entsprechend telefonisch beauftragt die Auszüge samt Apostillen anzufordern. Nachdem ich 2 Monate nichts gehört hatte, habe ich dann nachgefragt und noch einmal auf Dringlichkeit hingewiesen. Zumal ich schon für den 10. Oktober den Flug nach Portugal gebucht hatte.
Ein paar Tage später die E-mail, dass die Dokumente da sind. Ich rief an, dass sie bitte nachschauen, ob die Apostillen vorhanden sind. Plötzlich wusste man beim Notar nicht mehr, dass diese benötigt wurden.
Also mussten die Dokumente wieder zurück zum Amtsgericht mit der Bitte die Apostille bis zum 5. Oktober fertigzustellen.
Am 5. Oktober kam die E-mail vom Notar, dass alles bereit liegt. Ich bekam online auch einen Termin für den 9.Oktober (heute) für die Beglaubigung der Übersetzung. Jedoch konnte ich meine Übersetzerin nicht erreichen. Ich hatte vorab einmal mit ihr telefoniert und auch in Erinnerung, dass sie irgendwann in den Urlaub wollte. Aber die Daten hatte ich mir nicht notiert, weil ich dachte, dass wir vorher alles fertig bekommen. Donnerstag Nachmittag kam ein Rückruf von ihr, dass sie noch in Italien ist. Jedoch war der Rückflug Freitag 6.10. und ich durfte ihr die Unterlagen am Samstag Vormittag bringen und am Sonntag Nachmittag abholen. Den Inhalt der Übersetzungen hatte sie noch im System, so dass nur das jeweilige Datum korrigiert und die Apostillen übersetzt wurden und alles vorschriftsmäßig geheftet und gestempelt. Heute Morgen hat es auch beim Konsulat geklappt mit den Beglaubigungen der Übersetzungen. Nun ist alles fertig, mit doppelten Beglaubigungen und mit Apostillen versehen. Und endlos vielen Stempeln. Ich hoffe, dass es nun funktionieren wird mit der Eintragung.

 

[Chap]

Dann durfte ich noch eine Runde drehen.

In der Übersetzung der Dokumente stand an verschiedenen Stellen das Datum vom ersten Handelsregisterauszug.
Die Übersetzerin hatte es vermeintlich alles auf das neue Datum aktualisiert. Irgendwann kam eine Email von der Anwältin aus Portugal, dass noch ein kleiner Fehler in der Übersetzung ist, der beanstandet wurde. Ob ich ihr die Dateien als Word bzw. PDF schicken könnte. Ich habe dann noch einmal nachgefragt, wo der Fehler sei. In dem Handelsregisterauszug ist auf jeder Seite unten noch einmal klein in der Tabelle das Datum, wann der Auszug erstellt wurde. Dort stand in der Übersetzung noch das Datum vom ersten Versuch. Ich hatte dann die Worddateien nach Portugal geschickt. Um es jetzt hier nicht noch länger zu machen, eben kam die Bestätigung, dass die Eintragung erfolgt ist, mit der Rechnung.

Ich bin so froh, dass ich das nun endlich abhaken kann. Fast ein Jahr hat es gedauert. Bei mir hat kein Vorgang auch nur einen Tag länger gelegen, als nötig.
So langsam klären sich alle Dinge, die ich da an der Backe hatte.

LG
Chap