Konzept für Pendeln/Homeoffice

Liebe Portugal Home Office - Pendler,
Einige User erinnern sich vielleicht, dass ich vor 2 1/2 Jahren ein Home Office Test aus Portugal starten wollte, dann kam die Pandemie. Jetzt habe ich mich mit meinem Aufsichtsrat auf einen neuen Test für 6 Wochen geeinigt. Aber wir planen auch schon für die Zeit danach...

Ich soll bzw möchte meinem Aufsichtsrat ein Konzept für Home Office aus Portugal und Pendeln zum Arbeitsplatz in Deutschland vorlegen.
Habt Ihr vielleicht Erfahrungen oder Pläne die lir weiterhelfen?
Mein Arbeitgeber will mich 1 Woche je Monat vor Ort haben. Wie lange habt Ihr Anwesenheitszeiten im Vorraus festgelegt? Feste wöchentliche Termine für Videokonferenzen mit dem Team etc.? Online Arbeitszeiten bzw. ggf Mehrarbeit in der Präsenzzeit?
Da wir nur ein kleines Team sind, fehlen mir Home Office Corona Erfahrungen zu internen Videokonferenzen. Das Vergnügen hat wir nur mit externen Geschäftspartnern etc.
Bin sowohl an positiven als auch negativen Erfahrungen interessiert.
Lieben Dank.

 

Wie ist denn Dein Arbeitszeitmodell in der Firma in Deutschland? Sind Deine Kollegen alle im Büro oder auch wie öfters üblich teils mehrere Tage pro Woche im Homeoffice?
Da ich in Deutschland auch keine Tätigkeitsstätte habe (inkl. Vertrauensarbeitszeit), unterscheidet sich Homeoffice in Portugal nicht von meiner Arbeit in Portugal. Ich habe meine KollegInnen in der Zeit seit Corona max. 3 - 5 mal gesehen. Interne Videokonferenzen (auch Weiterbildungen) laufen entweder planbar zu festen Zeiten oder in kleinerer Runde auch "auf Zuruf".
Mit "Teams" und Co. läuft die Kommunikation (auch Telefon) eh per Chat oder Datenaustausch per SharePoint usw.

Wenn Ihr eingeübte digitale Formen der Zusammenarbeit habt, wird das auch aus Portugal für dich klappen.
Beim Thema "Reisen" und Planung bin ich eher langfristig unterwegs (Flugbuchungen) und plane meine deutschen Anwesenheitstermine um meine portugiesischen Wochen rum - die Freiheit habe ich zum Glück

 

@big80s Danke, nein wir haben keinerlei Home Office Erfahrungen. Wir waren auch während der Pandemie komplett im Büro. Zur Zeit arbeite ich klassische 40 Stunden Montag bis Freitags 7 bis 15 Uhr, ab und an ein paar Abendtermine.
Ich möchte ein schlüssiges Konzept vorlegen, damit unser Aufsichtsrat schwer Nein zu meinen Plänen sagen kann.
z.b. jeweils Mo/Do 9 Uhr Teambesprechung per Videokonferenz. Zudem meinen Kollegen einige administrative Aufgaben abnehmen, die ich gut aus dem Homeoffice regeln kann, im Gegenzug übernehmen diese ein paar Präsenztermine von mir.
Anwesenheitszeiten für 6 Monate im voraus etc.
Ein verbindlicher Geschäftsverteilungsplan usw.

 

@Hennes Ich arbeite seit 1,5 Jahren ausschließlich im HO, vor Corona musste das in meiner Firma (je nach Führungskraft) begründet werden. In ca. 3 Wochen bin ich wieder in Germany (geistig angekommen, physisch schon vorher ), gerne kann ich Dir dann Teile unserer Betriebsratsvereinbarung bzgl. HO etc. als Orientierungshilfe zukommen lassen.

Ich träume übrigens auch davon, von hier im HO arbeiten zu können... Seufz...

 

Ein Bekannter von mir hat eine Zeitlang von Portugal aus Home Office gemacht. Hat auch gut geklappt. Es gab nur eine kleine Lästigkeit, er wäre gerne öfters mit uns zusammen Mittagessen gegangen. Das ging aber nicht wegen der unterschiedlichen Zeitzone. Wir machen ja immer pünktlich um 12 h Mittag. Da war’s bei ihm aber erst elf und er hing noch voll in der Videokonferenz

 

Ich finde die 1 Stunde Zeitunterschied (im Verhältnis zu Deutschland) eher förderlich: früher anfangen und früher aufhören und fast das ganze Jahre noch etwas vom Tage haben - bin Frühaufsteher und das spielt mir in die Karten...

@Hennes
Wenn es bisher keine Homeoffice-Erfahrung gibt musst Du damit rechnen, dass KollegInnen dir unterstellen, die Hängematte zu nutzen - als ich vor 15 Jahre anfing im HO zu arbeiten, hatten viele KollegInnen Ihre Anwesenheitszeit im Büro mit Arbeitszeit verwechselt - da sind jetzt viele weiter.
Ich würde dir empfehlen darauf zu achten, dass die anderen keine Einschränkung wegen dir haben - Teammeetings (hybrid/Teilnahme vor Ort und Online) sind technisch schwierig - wir haben es wieder abgeschafft und sind auf 2 mal im Jahr vor Ort für 2 Tage gegangen und die normalen monatlich nur Online. Das ist definitiv zügiger und disziplinierter. Für mich ist Arbeit übrigens Gelderwerb - ich muss keinen engen Kontakt zu KollegInnen haben - mein Sekretariat steht im täglichen Austausch mit mir und Dinge spielen sich ein.

Ich glaube für dich wird das größte Problem werden, dass es keine Erfahrungen in der Firma zu HO gibt und sich erst eine Kultur dafür entwickeln muss.

 

@doppelklick klasse, das mit der Vereinbarung wäre super.
Ich arbeite für eine gemeinnützige Organisation und unser Aufsichtsrat ist noch von der alten Garde und Überzeugung, dass nur vor Ort ernsthaft gearbeitet wird auch wenn ich dieselben Ergebnisse aus dem Homeoffice liefern würde. Vertrauensarbeitszeit ist da eher ein Fremdwort. Um meinen 6 wöchigen Homeoffice Test aus Portugal durchzubringen, war schon viel Überzeugungsarbeit notwendig.

 

Wir haben auch eine sehr progressive Betriebsvereinbarung zum Homeoffice - das ist nicht wirklich das Problem: die Probleme fangen an, wenn die Chefebene tiefer in die steuer- und sozialrechtlichen Implikationen der "Arbeit im europäischen Ausland" einsteigt (auch arbeitsrechtliche Fragen) - da haben dann schon einige Firmen wieder das Rad zurück gedreht...

 

In meiner Firma finden "oben" bereits Denkprozesse bzgl. HO im Ausland statt (wird jedenfalls behauptet). Ich berichte ggf...

--- Folge-Nachricht angehängt, 16 Juni 2022 ---

@Hennes Das mit der "alten" Einstellung kenne ich. Aber - ggf. loggt man sich im HO abends nach dem offiziellen Feierabend nochmal ein, um nach einem akuten schwierigen Fall zu schauen. Diese Flexibilität hat man dann. Sofern der Arbeitgeber das als "Sondereinsatz" sieht und nicht als selbstverständlich im HO wäre das doch ein Argument

Die Vorstände meines Arbeitgebers schreien übrigens sofort laut auf, wenn ihr iPhone mal nicht funktioniert - dann darf alles stehen und liegen bleiben, egal, wo sie sind.

 

Seit Beginn der Pandemie arbeite ich von zu Hause aus und in diesem Jahr hab ich auch meinen AV abändern lassen, um dauerhaft im Homeoffice bleiben zu dürfen. Ich bin von mobile Arbeit auf Telearbeit umgestiegen (da gibt es rechtliche Unterschiede!) und die Standortabhängigkeit ist auch weggefallen, weil ich keinen festen Arbeitsplatz in der Firma mehr habe.

Meine Firma hat sehr viele positive Erfahrungen mit Homeoffice gemacht, insbesondere mit den genutzten Kommunikationsmitteln. Meine Chefs und Kollegen seh ich persönlich nur auf Firmenevents, sonst immer digital per Videotelefonie bzw. auf Online-Meetings, egal ob spontan oder mit Termin. Ich arbeite 40 Stunden die Woche. Die Arbeitszeit wird nicht überwacht, sie beruht auf Vertrauensbasis. Wichtig ist nur, dass ich in der Kernarbeitszeit per Chat erreichbar bin. Apropos Zeitunterschied: Da ich mehrere Standorte weltweit betreue, spielt das für mich keine Rolle mehr. Ich kann trotzdem in "meiner" Arbeitzeit die Standorte in Nordamerika und Asien betreuen.

Weiterbildungen absolviere ich auch online. In meiner Branche hängt es von den Zuständigkeiten ab, ob man seine Arbeit zu 100% von zu Hause aus erledigen kann. Ich werde nächstes Jahr meine ersten Erfahrungen mit dem Arbeiten von Portugal aus sammeln. Da ich einige Kollegen habe, die bereits von außerhalb aus arbeiten, sehe ich für mich hier keine Probleme.

Informiere dich mal im Internet über die Unterschiede von mobiler Arbeit und Telearbeit.

 

Das befürchte ich auch. Unsere Dame in der Personalbuchhaltung hat in der Umsetzung damit kein Problem, im Datev lässt sich dass mit wenigen Klicken umstellen - aber diejenigen die darüber entscheiden, dramatisieren den bürokratischen Aufwand. Abgesehen davon möchte ich mein Einkommen dort versteuern wo ich mich hauptsächlich aufhalte - mit allen Vor- und Nachteilen.

HomeOffice - mit unserer IT ist alles geklärt - die Möglichkeit extern auf dem Server zu arbeiten bestand schon immer, wurde von mir jedoch nur mal für Überstunden genutzt. Bei einem dauerhaften Aufenthalt im Ausland wäre mir der Laptop zu klein, aber für den 6 wöchigen Test reicht es allemal.

 

Überdenke das noch einmal: ich habe ein leistungsstarkes 13-Zoll-Notebook und arbeite mit Dockingstation (die Dinger sind mittlerweile toll) auf einem großen Monitor. Früher war das Teil viel größer und so ist das Reisen was auf dich zukommt viel entspannter, weil eventuell Handgepäck (Rucksack) reicht und das Gewicht viel geringer ist. Bei uns haben auch alle im ein Notebook und docken sich auch im deutschen Büro und HO nur an...

 

Für den Test gebe ich die 100% Recht, aber sollte daraus ein Daueraufenthalt in Portugal werden - worauf ich ja hinarbeite, benötige ich schon ein Arbeitsplatz mit Doppelmonitor. Die Verbindung kann gerne über eine Docking Station sein.

Mein Plan ist folgender: In den 6 Wochen HomeOffice in der Nähe von Obidos besuche ich auch eine Sprachschule um wenigstens meine Basics (A2) fürs erste zu verbessern. Außerdem werde ich mir einige Immobilien zum Kauf und Miete anschauen. Eigentlich möchte ich erstmal mieten und in Ruhe den Markt sondieren, aber wenn ich auf ein tolles Objekt stoße, würde ich auch gleich kaufen. Letzte Woche hatte ich einen Makler in meiner hiesigen Eigentumswohnung, die ich dann aufgeben würde. Das Budget ist mehr als ordentlich. Für die Zeit, die ich bei meinem Arbeitgeber in Deutschland sein muß, ca. 1 Woche je Monat lohnt es sich nicht in Deutschland eine Wohnung zu halten. Für die Anwesenheitszeit in D kann mir mein Arbeitgeber unsere ehemalige Hausmeisterwohnung zur Verfügung stellen, die wir inzwischen kernsaniert als AIRbnb nutzen.
Zeitlicher Ablauf - bis zum meinem 45igsten nächstes Jahr im Juni hätte ich den Wechsel gerne vollzogen. Also zeitlich so großzügig, dass man alles wohl überlegt planen kann!

 

2 Hinweise:
Zum einen ist Deutschland, wie @Maximus ja schon schrieb, zeitlich VOR Portugal. Also mit früher anfangen ist da nix, es sei denn, man geht vom port. Nachbarn aus.
Muss man sichdran gewöhnen, in 2 Zeitzonen zu agieren.
Das andere ist das Internet. Man kann viel planen, muss aber berücksichtigten bzw. darauf achten, das man in Portugal dann einen guten Zugang hat.
Das ist, trotz massiven Zubaus, noch nicht überall der Fall.
Es nützt die tollste Plannung nichts, wenn man nur 600kb DSL hat, wie ich 7 Jahre.
Und trotz Glasfaser gibt es derzeit einige Störungen hier im Internet und Mobilfunk.
Also auch VORHER schauen, ob das neue Zuhause einen guten, schnellen Internetzugang bietet.

 

Für mich ist die relevante Zeitzone in Deutschland (mein Arbeitgeber) und meine Arbeitszeit ist von 8-17 Uhr (selbst definiert) deutsche Zeit, also in Portugal 7-16 Uhr (also aus Sicht Standort: in Portugal früher) - gerade bei deutschen KollegInnen ist deren Zeitzone relevant.

 

Wenn man einen Daueraufenthalt plant, sollte man auch steuerliche Themen bedenken. Bei mehr als 180 Tagen in Portugal wird man dort steuer- und sozialversicherungspflichtig und spätestens das finden die meisten deutschen Arbeitgeber nicht mehr so toll, weil es für sie mit einem ziemlichen bürokratischen Aufwand einhergeht.

Das ist dann auch nicht mit einer kleinen Umstelling in datev getan. Da braucht es die Anmeldung beim portugiesischen Finanzamt und der Sozialversicherung, dazu muss erstmal eine Niederlassung gegründet werden.

Zur Zahlung von Steuern und Abgaben bedarf es dann auch eines portugiesischen Bankkontos für das Unternehmen.

Dann muss man natürlich bedenken, dass die Abgaben in Portugal anders sind als in DE. Hat der Arbeitgeber Bock auf höhere Lohnkosten oder hat der Arbeitnehmer Bock auf weniger netto?

Dann besteht es bei einem Unternehmen der hier offenbar bestehenden Größe wahrscheinlich eine Buchhalter-Pflicht und es wird in der bestehenden Buchhaltung wohl niemanden geben, der für Portugal zertifiziert ist oder sich überhaupt mit portugiesischem Steuerrecht auskennt.

Es braucht Pflicht-Versicherungen und die deutschen Versicherungen decken das Arbeiten und die gesetzlichen Vorschriften im Ausland vermutlich nicht ab.

Es bräuchte bei dauerhaftem Aufenthalt wahrscheinlich auch einen Arbeitsvertrag nach portugiesischem Arbeitsrecht.

Alle Spesen müssten elektronisch in Portugal verarbeitet werden.

 

@Ozzy , Danke, die Stunde Zeitverschiebung ist meinem Falle ein Vorteil - jetzt bin ich immer 1 Stunde (7 Uhr deutsche Zeit) vor den Kollegen im Büro um in Ruhe was weg zu arbeiten, künftig fangen wir gleich an und meine Ruhe habe ich immer noch wenn ich die "Vor den Kollegen" Zeit von Portugal aus beibehalten wollte, müsste ich mich ja um 6 an den Rechner klemmen... das ist selbst mir zu früh!

Telefonische Erreichbarkeit muss ich Mo-Fr von 8 bis 13 Uhr und Do zusätzlich von 14:30 bis 17:30 Uhr sicherstellen, also 7 bis 12 Uhr bzw. 13:30 bis 16:30 in PT - alles Zeiten, die mir entgegenkommen.
Normal bin ich bis 15:30 Uhr(Do 17:30) im Büro, auch da empfinde ich es als Vorteil in Pt, dann noch eine Stunde mehr vom Tag zu haben, oder denke ich jetzt falsch rum?

schneller Webzugang - ja, das ist halbwegs notwendig, da unsere Telefonanlage Webbasierend arbeitet. Unsere notwendigen Programme sind eher Excess und Office basierend, keine grafik oder laufend rechnenden Programme. Nette Anekdote von meiner Ferienhausvermieterin für den 6 Wochen Test: Als ich Ihr erzählte, dass ich eine gute Online Verbindung brauche, hat die Dame mir die Geschwindigkeitsprotokolle des Anschlusses geschickt...toller Service!

@Osgood Sicher sind das alles Dinge die gemacht werden müssen, aber ich habe einen zeitlich entsprechenden Vorlauf und bin auch bereit Geld in die Hand zu nehmen um alles juristisch und steuerlich ordentlich zu regeln!

 

Bitte kümmere dich erst einmal um die steuerlichen Dinge. Meistens endet es darin das du als Selbstständiger arbeiten musst !

Hans

 

@H.Bothur Danke und das werde ich beherzigen. Ist ja auch kein überstürzt Abflug aus DE.
Nicht, dass ich das vorhätte, aber die Dunkelziffer derer, die aus Steuer, - und Sozialrechtlichen Gründen ein Meldevergehen begehen und sich irgendwo in De bei Familienangehörigen eine Meldeadresse zulegen, dürfte nicht klein sein.

 

Müssen die das sonst nicht per se? sorry für OT